DATENSCHUTZHINWEIS EVENTS

Dieser Datenschutzhinweis richtet sich an die Teilnehmer an Veranstaltungen organisiert von Asociația Camera de Comerţ şi Industrie Româno-Germană Deutsch-Rumänische Industrie- und Handelskammer AHK (die "Veranstaltung") und enthält Aspekte zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten.

Personenbezogene Daten werden erhoben und verarbeitet vom Camera de Comerţ şi Industrie Româno-Germană Deutsch-Rumänische Industrie- und Handelskammer AHK, Rumänische juristische Person, mit dem Sitz in Calea Griviței 82-98, The Mark Building, The Podium Section, 1. Stock, 1. Bezirk, Bukarest, Rumänien, eingetragen im nationalen Register für Vereine und Stiftungen unter der Nr. 110/ 05.09.2002, Steuernummer RO14870017, ("AHK", “wir”), als Datenverantwortlicher.

A. Personenbezogene Daten, die wir verarbeiten

Um Sie als Teilnehmer der Veranstaltung registrieren zu können, werden wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie verarbeiten:

1. Identifikationsdaten (Vor- und Nachname);
2. Kontaktdaten (Privat-/Arbeitsadresse, Telefon, E-Mail-Adresse);
3. Essensvorlieben und Allergien (im Falle von Veranstaltungen, die individuelle Menüs beinhalten)
4. das Unternehmen, das Sie vertreten und die Position/Abteilung;
5. Informationen zur Teilnahme, Datum und Uhrzeit der Teilnahme, Teilnahmedauer sowie rein technische Daten zum Browser und/oder Gerät, von dem aus Sie sich angemeldet haben (bei Online-Veranstaltungen).

Darüber hinaus können wir während der Veranstaltung auch Foto- und Videoaufnahmen (bei Offline-Veranstaltungen) sowie Bild-, Ton- und Bildschirmaufnahmen (bei Online-Veranstaltungen) erfassen.

B. Wie wir persönliche Daten erheben

Wir erheben die personenbezogenen Daten, die Sie uns bei der Registrierung für die Veranstaltung sowie im weiteren Verlauf der Veranstaltung freiwillig zur Verfügung stellen. Sie können frei entscheiden, ob Sie uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen oder nicht, und es hat keine negativen Folgen, wenn Sie sich entscheiden, uns Ihre personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung zu stellen. Wir müssen Sie jedoch kennen, um Ihre Teilnahme an der Veranstaltung zu ermöglichen, und bei Fehlen einiger notwendiger Daten wird die Teilnahme nicht möglich sein.

C. Die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten ist streng auf das beschränkt, was für die hier vorgesehenen Zwecke erforderlich ist, wie folgt:

1. 1. Wenn Sie sich für die Veranstaltung anmelden, erklären Sie sich mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Veranstaltung einverstanden. Wir werden Ihre oben genannten personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit dies für den Abschluss und die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen unbedingt erforderlich ist, nämlich um Ihre Teilnahme an der Veranstaltung unter optimalen Bedingungen zu gewährleisten.
   2. Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses, um Sie direkt zu kontaktieren oder Ihnen Nachrichten zu bestimmten organisatorischen Aspekten der Veranstaltung zukommen zu lassen (z.B. Änderungen im Zeitplan, Änderungen der Themen/Referenten etc.). Darüber hinaus möchten wir, dass alle unsere Veranstaltungen vorbildlich sind. Daher können wir Sie auf der Grundlage unseres berechtigten Interesses auch um Ihr Feedback bitten, um die Erfahrungen der Teilnehmer bei zukünftigen Veranstaltungen zu optimieren und zu verbessern.
   3. Wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilen, nehmen wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten in unsere Datenbank auf, um Ihnen kommerzielle Mitteilungen über andere Veranstaltungen zukommen zu lassen und/oder um Ihnen Mitteilungen mit Informationen zukommen zu lassen, die für Sie von Wert/Interesse sein könnten (z. B. Einladungen zu anderen Veranstaltungen, Newsletter, Geschäftsmöglichkeiten usw.). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und wir werden die Verarbeitung personenbezogener Daten zu diesem Zweck einstellen.
   4. Fotos, Videobilder, Audioaufnahmen und/oder Bildschirmaufnahmen mit der Veranstaltung (auf denen Sie zufällig zu sehen sind) werden ausschließlich zum Zweck der Dokumentation, Präsentation und Würdigung der Veranstaltung (z.B. um anderen Personen das spätere Anhören eines Webinars zu ermöglichen) auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeitet und auf der Website der Veranstaltung, unserer Website oder auf anderen Social Media/Mass Media Plattformen veröffentlicht. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung, die über den Zweck der Darstellung der Veranstaltung hinausgeht, erfolgt nur auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

D. Aufbewahrungszeitraum

Ihre personenbezogenen Daten, die für Ihre Anmeldung zur Veranstaltung erforderlich waren, werden für einen begrenzten Zeitraum gespeichert, der unter Berücksichtigung des Zwecks der Verarbeitung sowie der in den gesetzlichen Bestimmungen vorgesehenen Aufbewahrungsfristen (z. B. bei Belegen für steuerliche Zwecke) festgelegt wird.

Die Fotografien, Videobilder, Audioaufnahmen und/oder Bildschirmaufzeichnungen mit der Veranstaltung werden von uns für einen Zeitraum von maximal 3 Jahren gespeichert und verarbeitet. Persönliche Daten zu Ihren Essensvorlieben und Allergien werden nach der Veranstaltung gelöscht.

Ihr Name und Ihre Kontaktdaten werden zum Zweck der Zusendung von kommerzieller Kommunikation für einen Zeitraum von 3 Jahren ab dem Zeitpunkt verarbeitet, an dem Sie uns Ihre Zustimmung gegeben haben.  Sie haben das Recht Ihre Zustimmung jederzeit, gemäß der gesetzlichen Bestimmungen zurückzuziehen.

E. Dritte

Ihre personenbezogenen Daten können an folgende Dritte weitergegeben werden, die als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag handeln:

1. Bei der Organisation von Online-Veranstaltungen können personenbezogene Daten an verschiedene Webinar-Plattformen (z.B. Zoom) oder virtuelle Messe- oder Veranstaltungsplattformen (z.B. Spacewood, Swapcard) weitergegeben werden, um die Organisation der Online-Veranstaltungen zu gewährleisten;
2. Fotos und Videos von Ihnen können an Dritte weitergegeben werden, z.B. an Medienagenturen und/oder Fotografen, die wir beauftragt haben, uns bei der Organisation der Veranstaltung zu unterstützen;
3. Ihr Name und Ihre Position sowie Ihre E-Mail-Adresse innerhalb des Unternehmens können an unsere vertraglich festgelegten Veranstaltungsagenturen weitergegeben werden, um Ihnen den Zugang zu der Netzwerkanwendung zu ermöglichen, die wir während unserer Veranstaltungen nutzen;
4. Ihr Name, Ihr Sitzplatz, Ihre Essenswünsche und/oder Allergien können an unsere Catering-Firma weitergegeben werden, falls wir bei unseren Veranstaltungen Menüs für die Teilnehmer anbieten;
5. Ihre personenbezogenen Daten können an bestimmte Anbieter von Social-Media-Plattformen (z.B. Facebook, LinkedIn) durch unserer veranstaltungsbezogenen Posts weitergegeben werden. Bitte seien Sie informiert, dass die Social-Media-Kanäle nicht unter unserer Kontrolle sind und dass einige geteilte Informationen von Benutzer die weder mit AHK verbunden sind, noch die AHK vertreten, weitergeteilt werden können.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch an öffentliche Stellen () übermitteln, wenn eine solche Übermittlung nach geltendem Recht zwingend erforderlich ist (

In jedem Fall werden Sie über jede künftige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an jeden Empfänger (ob Privatperson, natürliche oder juristische Person, Behörde oder sonstige Stelle) informiert, es sei denn, eine solche Übermittlung ist nach dem Recht der Europäischen Union oder nach nationalem Recht ausdrücklich verboten oder eingeschränkt.

Einige Drittempfänger Ihrer personenbezogenen Daten (z.B. Facebook, LinkedIn) befinden sich in Drittländern, für die die Europäische Kommission kein angemessenes Schutzniveau anerkannt hat, nämlich in den USA. Diesbezüglich verpflichten wir uns, alle Maßnahmen zu implementieren um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen.

F. Sicherheit der persönlichen Daten

Die Sicherheit, Integrität und Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Das Unternehmen wird alle organisatorischen und technischen Maßnahmen ergreifen, die in dieser Hinsicht als notwendig erachtet werden.

Wenn wir einen Vorfall in Bezug auf die Sicherheit personenbezogener Daten entdecken, der ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, werden wir die Nationale Aufsichtsbehörde für die Verarbeitung personenbezogener Daten (ANSPDCP) innerhalb von 72 Stunden informieren. Sie werden auch persönlich über den Sicherheitsvorfall informiert, wenn er wahrscheinlich ein hohes Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt.

G. Ihre Rechte

Sie haben die folgenden Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

i.             Recht auf Zugang zu personenbezogenen Daten. Sie haben das Recht, Zugang zu Ihren persönlichen Daten zu verlangen, die von der Gesellschaft verarbeitet werden.

ii.            Recht auf Berichtigung. Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer unrichtigen, unvollständigen oder überholten personenbezogenen Daten zu verlangen. Je nach Zweck der Verarbeitung können Sie unvollständige personenbezogene Daten vervollständigen, auch durch eine zusätzliche Erklärung.

iii.          Recht auf Löschung ("Recht auf Vergessenwerden"). Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Personenbezogene Daten, deren Aufbewahrung in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen steht, können nicht gelöscht werden.

iv.           Recht auf Einschränkung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Unter den gesetzlich vorgesehenen Umständen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

v.            Recht auf Übertragbarkeit personenbezogener Daten. Sie können die Übermittlung einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, die von der Gesellschaft verarbeitet werden, an Sie oder an einen anderen Datenverantwortlichen verlangen.

H. Nehmen Sie Ihre Rechte wahr

Wenn Sie Fragen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder eine Anfrage stellen möchten, sowie zur Ausübung Ihrer Rechte bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten, können Sie uns unter drahk(at)ahkrumaenien.ro  kontaktieren.

Jede Anfrage wird rechtzeitig entsprechend, in einem Zeitraum von maximal 30 Kalendertagen beantwortet.

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir nicht alle Ihre Anfragen gelöst haben oder Sie mit unseren Antworten unzufrieden sind, können Sie eine Beschwerde bei der ANSPDCP einreichen. Sie können sich auch direkt an die zuständigen Gerichte wenden.

Jede Änderung der in dieser Datenschutzhinweis enthaltenen Informationen wird Ihnen zur Kenntnis gebracht - keine Änderung der Datenschutzhinweis hat Auswirkungen auf die Rechte, die Ihnen gesetzlich zustehen.

This Privacy Notice is addressed to participants to events organized by Camera de Comerţ şi Industrie Româno-Germană Deutsch-Rumänische Industrie- und Handelskammer AHK Association (the “Event”), containing aspects regarding the processing of their personal data.

Personal data are collected and processed by Asociația Camera de Comerţ şi Industrie Româno-Germană Deutsch-Rumänische Industrie- und Handelskammer AHK, Romanian legal entity, having its headquarters located in 82-98 Calea Griviței, The Mark Building, The Podium Section, 1st floor, District 1, Bucharest, Romania, registered with the national registry of Associations and Foundations under no. 110/05.09.2002, fiscal registration code no. RO14870017, ("AHK", “we”, “us”), as a data controller.

A. Personal data we process

In order to register you as participant to the Event we will process the following categories of personal data about you:

1. identification data (name and surname);
2. contact details (home/work address, phone, email address);
3. food preferences and allergies (in case of Events which include individual menus);
4. the company that you represent and the position/department;
5. information regarding attendance, date and time of participation, participation duration, as well as purely technical data regarding the browser and/or device from which you have joined (in case of online events);

Furthermore, during the Event we may also collect photographs and video recordings (in case of offline events), as well as pictures, audio and screen recordings (in case of online events).

B. How we collect personal data

We collect the personal data you voluntarily provide to us when you register in the Event, as well as subsequently, in the course of the Event. You are free to decide whether or not to provide us with your personal data and there is no negative consequence in case you decide not to provide us with your personal data. However, we need to know you in order to allow your participation in the Event and in the absence of some necessary data, participation will not be possible.

C. The purposes and legal bases of the processing

The collection of your personal data is strictly limited to what is necessary for the purposes envisaged herein as follows:

1. When you register for the Event, you agree to the General Terms and Conditions of the Event. We will process your personal data mentioned above, as strictly necessary, for the conclusion and performance of a contract with you, namely in order to ensure your participation to the Event, in optimal conditions.
2. We will process your contact details, on the basis of our legitimate interest, to contact you directly or to send you messages regarding certain organizational aspects concerning the Event (e.g. changes in the schedule, changes in the topics/speakers etc.). Furthermore, we wish that all our events are exemplary. Therefore, we may also ask for your feedback, on the basis of our legitimate interest, in order to optimize and improve the participants’ experience in future events.
3. If you provide us with your consent, we will add your name and contact details to our database in order to provide you with commercial communications regarding other events and/or to send you communications containing information which may be of value/interest to you (e.g. invites to other events, newsletters, business opportunities etc.). You may withdraw your consent at any moment and we will stop any processing of personal data for this purpose.
4. Photographs, video images, audio recordings and/or screen recordings with the Event (which may incidentally include you) will be processed exclusively for the purpose of documenting, presenting and acknowledging the Event (e.g. to allow other persons to listen to a webinar at a later date), on the basis of our legitimate interest, being published on the Event’s website, our website or on other social media/mass media platforms. Any further processing which exceeds the purpose of presenting the Event, shall only be performed on the basis of your consent.
   
   D. Retention period

Your personal data which was necessary for your registration to the Event will be stored for a limited period of time, which will be determined by taking into account the purpose of processing, as well as the retention periods provided for by the legal provisions (e.g. in case of supporting documents for tax purposes).

The photographs, video images, audio recordings and/or screen recording with the Event shall be stored and processed by us for a maximum period of 3 years. Personal data regarding your food preferences and allergies shall be deleted after the Event.

Your name and contact details will be processed for the purpose of sending you commercial communications for a period of 3 years from the moment you have given us consent. You have the right to withdraw your option at any time in accordance with the legal provisions.

E. Third parties

Your personal data may be disclosed to the following third parties, acting as processors on our behalf:

1. when organizing online Events, personal data may be disclosed to various webinar platforms (e.g. Zoom) or virtual fair or event platforms (e.g. Spacewood, Swapcard), in order to ensure the organizing of the online Events;
2. photos and videos of you, may be disclosed to third parties such as media agencies and/or photographers that we have employed to assist us with the organizing of the Event;
3. your name and position and e-mail address within the Company may be disclosed to our contracting event organizer agencies, for the purpose of providing you with access to the networking application that we use during our Events;
4. your name, seating, food preferences and/or allergies, may be communicated to our catering firm, for the Events where we offer special menus for the participants;
5. your personal data may be disclosed to social media platform providers (e.g. Facebook, LinkedIn), through our event-related posts. Please note that social media channels are not under our control and some of the posted information may be reposted by users that are neither related to nor represent AHK Romania.

We may also transfer your personal data to public authorities where such disclosure is mandatory under the applicable law.

In any case, you will be notified of any future transfer of your personal data to any recipient (whether private, natural or legal person, public authority or any other body), unless such notification is expressly prohibited or restricted by European Union law or national law.

1. Some third-party recipients of your personal data (e.g. Facebook, LinkedIn) are located in third countries with respect to which the European Commission has not recognized an adequate level of protection, namely the US. In this respect, we undertake to implement all measures in order to protect the privacy of your personal data. Security of personal data

The security, integrity and confidentiality of your personal data are very important to us. The company will take all organizational and technical measures deemed necessary in this respect.

If we discover an incident about the security of personal data that poses a risk to your rights and freedoms, we will notify the National Supervisory Authority for Personal Data Processing (ANSPDCP) within 72 hours. You will also be personally informed about the security incident if it is likely to pose a high risk to your rights and freedoms

G. Your rights

You have the following rights in connection with the processing of your personal data:

i.             Right of access to personal data. You have the right to request access to your personal data processed by the Company.

ii.            Right to rectification. You have the right to obtain the rectification of your incorrect, incomplete or outdated personal data. Depending on the purpose of the processing, you may complete incomplete personal data, including by means of an additional statement.

iii.          Right to erasure ("right to be forgotten"). You have the right to ask us to erase your personal data. Personal data whose retention is in accordance with the legal provisions cannot be erased.

iv.           Right to restriction of processing of personal data. In the circumstances provided by law, you may request the restriction of the processing of your personal data.

v.            Right to personal data portability. You may request the transmission to you, or to another data controller, of a copy of your personal data processed by the Company.

H. Exercise your rights

Should you have any questions related to the processing of your personal data or if you would like to submit a request, as well as to exercise any of your rights on the processing of personal data, you can contact us at drahk(at)ahkrumaenien.ro

Each request will be properly answered in due time, within a maximum time frame of 30 calendar days.

If you believe that we have not resolved all of your requests or you are dissatisfied with our responses, you may file a complaint with the ANSPDCP. You may also refer directly to the competent courts of law.

Any change to the information contained in this Privacy Notice will be brought to your attention - no change to the Privacy Notice will affect the rights conferred upon you by the law.